In het voorgaande artikel is een introductie gegeven over de nieuwe NEN-ISO 30401 Knowledge management system requirements. Organisaties kunnen zich conformeren aan deze norm op het gebied van kennismanagement, zodat zij een bewijs hebben gestructureerd aandacht te besteden aan de productiefactor ‘kennis’. De vraag is echter, waarom is het belangrijk een focus te hebben op de kennis binnen de bedrijfsvoering? Daarover gaat dit artikel…
In de norm worden redenen benoemd waarom kennismanagement belangrijk is. Zelf hebben we daar aanvullingen op en geven we daar invulling aan. Zes redenen zijn:
Professionals houden van kennis. In de praktijk hanteer ik vaak de term ‘kenniswerkers’, want een professional onderscheidt zich door zich te ontwikkelen, te leren, te doen en maakt anderen beter door de uitwisseling en inzet van kennis. Een organisatie kan hierin een faciliterende rol spelen.
Een organisatie vol professionals of kenniswerkers is geen garantie voor optimale kennisvoorzieningen. Organisaties kunnen simpelweg niet vertrouwen op een ‘spontane’ verspreiding van kennis. In plaats daarvan moet kennis bewust ontwikkelt, toegepast en hergebruikt worden. Als professionals bijvoorbeeld niet de tijd en ruimte krijgen om kennis te delen, werkt dat niet in het voordeel van de organisatie zelf. In plaats daarvan moeten organisaties een faciliterende rol vervullen voor het succesvol tot stand brengen van het kennismanagement systeem.
Bij veel organisaties is kennis verzuild en wordt specifieke kennis behouden bij enkele experts. Zolang deze experts deel uitmaken van de organisatie is dit geen probleem. Er kan echter een probleem ontstaan wanneer deze experts de organisatie verlaten of een andere functie gaan bekleden. De vraag hierbij is altijd ‘welke kennis is cruciaal en onmisbaar?’ en ‘op welke manier kan deze kennis geborgd of overgedragen worden?’. Daar heeft de norm geen antwoord op, maar zijn wel een interessante vragen om jezelf te stellen.
Organisaties kunnen niet zonder kennis. Organisaties hebben steeds complexere producten en diensten of een complexer wordend (ontwikkel)proces. Daarbij wordt er meer gevraagd van de kennis die de mensen hebben. Medewerkers moeten competent zijn en kennis moet beschikbaar en vastgelegd zijn.
Opgelegde eisen voor bedrijfsresultaten en taakuitvoering. Vaak moeten organisaties aantoonbaar (door de overheid opgelegde verplichtingen, audits, voldoen aan veiligheidseisen) hun kennis op orde hebben. In veel ISO-normen is documentatie een belangrijk onderdeel en moeten processen zijn ingekleed en vastgelegd. Ook met het oog op competent personeel en het veilig werken zijn eisen gesteld.
Steeds meer sprake van decentralisatie. Het komt steeds vaker voor dat organisaties geografisch gezien meer verspreide vestigingen hebben. De processen binnen deze vestigingen kunnen grotendeels hetzelfde zijn. De factor kennis kan een groot voordeel hebben als kennis en ervaringen onderling gedeeld worden.
In een volgend artikel gaan we in op onderliggende principes die komen kijken bij kennismanagement. De norm is te bestellen op de website van de International Organization for Standardization (ISO).
