Practice what you preach

Eén van de oplossingen die wij aanbieden is de ‘standaardisatie van werkwijzen en dienstverlening’. Samen met specialisten op de werkvloer ontwikkelen we duidelijke procesbeschrijvingen, procedures, werkinstructies en aanvullende naslaginformatie. We zorgen ook voor overdracht en uitleg naar uw medewerkers en we richten het beheer in met document management en content management systemen. Het resultaat hiervan is dat medewerkers efficiënt werken en kwaliteit leveren volgens de afgesproken kwaliteitseisen. Medewerkers zijn betrokken en gemotiveerd en bij audits zijn de werkwijzen aantoonbaar. Doordat de werkwijzen zijn vastgelegd, kan de organisatie continu gestructureerd verbeteren.

Enkele jaren geleden hebben onze medewerkers de standaardisatie van onze eigen processen en informatieproducten bekeken; onder het motto “Wij geven het goede voorbeeld” en “practice what you preach”. Onze medewerkers hebben veel kennis en ervaring opgebouwd. De vraag hierbij is: “Hoe kan deze kennis beschikbaar worden gesteld voor nieuwe medewerkers?” (los van mondelinge overdracht) en “Hoe zorgen we ervoor dat onze output voor klanten niet medewerkerafhankelijk is?”. We hebben een intern project opgestart voor het standaardiseren van onze werkwijzen en dienstverlening.

Een eerste start is gemaakt door een overzicht te maken van alle diensten, producten en bijbehorende methodieken. Vervolgens zijn deze standaardproducten, diensten en –methodieken uitgewerkt. De methodieken bestaan bijvoorbeeld uit canvassen en templates, een werkbeschrijving en voorbeeldmateriaal van projecten uit het verleden (ter inspiratie). Ook is een systematiek bedacht, zodat standaarden makkelijk te vinden en te gebruiken zijn.

Het standaardiseren zelf blijft een continu proces. Het gebruik van standaarden is vrij gemakkelijk: de invulling van de diensten, producten en methodieken worden klantspecifiek aangepast. Het antwoord op de vraag “Hoe maak ik een Lean A3?” is makkelijk. De template is aanwezig, evenals als de toelichting en vele praktijkvoorbeelden. Een (nieuwe) medewerker kan op basis van deze kennis een goede Lean A3 maken. Het wiel hoeft niet opnieuw uitgevonden te worden én er kan efficiënter gewerkt worden en effectief gebruik gemaakt worden van de jarenlange opgebouwde ervaring. Net zo snel en efficiënt werken? Bel Eluxis.