Kennis inzetten voor het waterschap; wat gebeurt er met de kennis van het 45 jaar oude gemaal?

Op de dag dat Ajax Real Madrid met 2-1 versloeg in de halve finale van de Europa Cup (en later kampioen werd), werd in Den Helder een grote mijlpaal gevierd. Gemaal de Helsdeur wordt in werking gesteld (11 april 1973). Met de inzet van gemaal de Helsdeur worden de wateren in Noord-Holland sindsdien doorlopend gespoeld met schoon water uit het IJsselmeer en wordt het waterniveau in de provincie op peil gehouden. Afgelopen jaren zijn we de gelukkige geweest die in dit prachtige gemaal heb mogen werken. Niet als technisch medewerker of onderhoudsmonteur, maar als voortrekker van het kennisproject. Samen met vele enthousiaste medewerkers van het hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier hebben we kennis gedeeld en vastgelegd. Naast de talloze verhalen van bijna vertrekkende medewerkers hebben we de rijke historie van het gemaal kunnen bewonderen in oude boeken uit de archieven. De grote hoeveelheid versnipperde kennis (in hoofden, boeken, cd-roms, foto’s) hebben we dusdanig vormgegeven, dat ze toegankelijk zijn voor de nieuwe generatie medewerkers. Met name de kennis die cruciaal is voor de bediening en het onderhoud van het gemaal is gebundeld.

Een cruciale vraag bij aanvang van het project was “waar zit de kennis eigenlijk?”. Medewerkers kwamen al snel tot de conclusie dat de kennis vooral in hoofden van mensen zit; voor het project ligt het dus voor de hand om samen met deze mensen op te trekken. Daarnaast hebben we de archiefkasten opengetrokken en kwamen we een schat aan informatie tegen. Een mooi voorbeeld is het verhaal van een persoon die onlangs spontaan bij het gemaal langskwam. Hij was als bouwkundige betrokken geweest bij de bouw van het gemaal in 1973. Onder zijn arm had hij een multomap met historische foto’s en tekeningen. Naast het feit dat het prachtige zwart/wit foto’s zijn, helpen de foto’s ook bij het historisch besef. Én het geeft een goed beeld van de bouw van het gemaal. Deze foto’s hebben we onder andere gebruikt voor het ontwikkelen van enkele illustraties.

De bijna vertrekkende medewerkers bezitten erg veel kennis. In feite komt het erop neer dat het soms handig is om kennis vast te leggen, maar lang niet altijd. Technische basiskennis bijvoorbeeld wordt grotendeels aangeleerd vanuit een schoolse omgeving (vaak gecombineerd met praktijkopleiden). Daarnaast kun je je afvragen hoe erg het is dat de kennis van ‘zo doen wij het hier’ de organisatie verlaat. Nieuwe inzichten leveren hierin vaak een meerwaarde voor een organisatie op. Zeker de laatste jaren is er sprake van een constante vernieuwing van kennis (de halfwaardetijd neemt steeds sneller af). Kortom, als we besluiten bepaalde kennis vast te leggen, dan moeten we ons bij de ontwikkeling steeds afvragen of het zinvol is om alles tot in detail uit te leggen. Samen met onze opdrachtgever en de medewerkers hebben we een aantal vormen bepaald. Overzichtsdocumenten van het gemaal, bediening bij noodsituaties en hoe het gemaal op hoofdlijnen onderhouden moet worden. Allerlei zaken die los van de mens zouden moeten bestaan.

Wanneer je besluit kennis vast te leggen, moet deze kennis betrouwbaar zijn. Tenminste, wanneer je deze kennis wilt gebruiken voor de toekomstige handelingen (aantoonbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid). Er bestaat ook een andere vorm, zoals ‘zo dachten we er toen over’. In dat geval maakt het niet zoveel uit of het feitelijk juist is. De mening van iemand is belangrijker. Voor dit project willen we betrouwbare kennis. En de kennis die iemand in het hoofd heeft, is niet per definitie juist. Eigen interpretaties (juistheid) en vernieuwde praktijksituaties (actualiteit) kunnen de kennis beïnvloeden. Het is dus wijs om de handelingen te testen en te toetsen.

Hét verschil tussen theorie en praktijk blijkt toch vaker aanwezig te zijn dan gedacht. Onlangs spraken we een manager bij een nutsbedrijf over het maken van fouten tijdens het uitvoeren van procedurele werkzaamheden. De meeste fouten werden gemaakt door de ervaren medewerkers. Het grootste gevaar is namelijk dat ervaren medewerkers het werk soms uitvoeren op basis van routine. Met deze kennis in ons achterhoofd, hebben we tijdens het project de handelingen (met betrekking tot testen, noodsituaties e.d.) diverse malen met verschillende medewerkers uitgevoerd.

Kennis vastleggen van een bijna vertrekkende medewerker is niet sluitend. Kennis borgen is één middel van een set aan middelen die ingezet kan worden om ervoor te zorgen dat de kennis niet zomaar de organisatie verlaat. Binnen het Hoogheemraadschap wordt ook gebruik gemaakt van meester-gezelrelaties. Gedurende een bepaalde periode lopen jongere of nieuwere medewerkers mee met ‘de oude garde’ mee. Zo wordt nieuwe kennis met oude kennis gecombineerd en houden beide mensen elkaar scherp. De vastgelegde kennis kan uiteraard worden ingezet bij deze vorm van het opleiden van nieuwe medewerkers. Het gebeurt ook steeds vaker dat ‘documentatie’ en ‘opleiden’ hand in hand gaan.

Om kennis vast te leggen, moet kennis georganiseerd worden. In het project hebben we bewust verschillende medewerkers bij elkaar gebracht. Door de betrokkenheid van de verschillende medewerkers kwam er een interessante kennisdeling op gang. Alleen al bij het beschrijven van de (op het oog makkelijke) functionele werking van het gemaal, kwamen een aantal zaken aan het licht. De werking blijkt toch niet zo vanzelfsprekend als gedacht. Door actieve kennisdeling en door het uitvoeren van testen, hebben we nieuwe ontdekkingen gedaan. We hebben ook een onderhoudsmatrix opgesteld. Hierin staat per component beschreven welk onderhoud, wanneer uitgevoerd moet worden én tot op zekere hoogte hóe. Soms zeggen mensen ‘het proces is belangrijker dan het doel’; in dit project heeft het proces zeker bijgedragen aan het kennisniveau bij de uitvoerende medewerkers. Er is een schat aan kennis van het 45 jaar oude gemaal. We kunnen wel concluderen dat het waardevol is om een deel van de kennis digitaal te bewaren. Maar een groot deel van de kennis moet ook vooral met enthousiasme worden doorverteld aan alle belangstellenden.

Tijdens het project hebben we samengewerkt met enthousiaste medewerkers van HHNK. Dit artikel is mede tot stand gekomen door hen. We benoemen expliciet Evert Hoekstra, Peter Ottervanger, Rob van Rees, Bert Assies, Jan van der Lingen en Peter Schuit. Zij hebben ervoor gezorgd dat het kennisniveau t.b.v. het gemaal weer een stukje verhoogd is. Meer informatie over HHNK: www.hhnk.nl.