Als organisaties kennismanagement willen inzetten, dan is vaak de eerste vraag wat kennismanagement precies inhoudt. Om hier kort antwoord op te geven: het gaat erom dat een organisatie bewust bezig is met kennis en dat kan op verschillende manieren. Een organisatie of afdeling zal aan de hand van haar eigen wensen en doelstellingen moeten kijken naar waar de behoefte aan kennis het grootst is. Waar en in welke vorm kan kennis een waardevolle bijdrage leveren? Een simpele kant en klare kennismanagement-oplossing, die voor alle organisaties toepasbaar is, bestaat niet. Deze kijk op kennis(management) is van wezenlijk belang, omdat het beeld hiervan in de praktijk weleens verschillend is. Het kennismanagementprincipe is aanpasbaar aan de organisatie. In dit artikel geven we een overzicht van een achttal basisprincipes voor kennismanagement. Deze staan ook vermeld in de NEN-ISO 30401.

Het ene basisprincipe is misschien belangrijker of herkenbaarder dan de ander. In dit artikel ga ik dieper in op het basisprincipe ‘adaptive’: wat mij betreft het belangrijkste principe voor de toepassing van kennismanagement.

De NEN-ISO 30401 biedt een ‘overzicht van vereisten‘ voor het opzetten van een kennismanagementsysteem. De norm kan ervoor zorgen dat organisaties nadenken en acteren rondom alle facetten van kennismanagement. Echter, de norm is geen simpele invuloefening die gekopieerd en geplakt kan worden over iedere organisatie. Kennismanagement is dan ook geen ‘one-size-fits-all principe’. Daarom worden in de norm weinig concrete middelen genoemd*. De norm richt zich vooral op het ‘systeem’ en schept de randvoorwaarden voor de inzet van kennis.

Twee mogelijke organisatiedoelstellingen:

1. Minder productieverlies door voorkomen fouten
2. Reduceren vertaalkosten voor internationale documentatie

U kunt zich voorstellen dat de aanpak van kennismanagement bij deze doelstellingen verschillend is. Voor het verminderen van productieverlies door menselijk handelen kan bijvoorbeeld ingezet worden op het paraat hebben van meer accurate kennis door medewerkers. Dit kan bewerkstelligd worden door bijvoorbeeld formeel opleiden of training-on-the-job. Maar misschien kunnen ook goede naslaghandleidingen (bijv. systeembeschrijvingen) beschikbaar gesteld worden, waardoor medewerkers toegang hebben tot juiste en waar nodig verdiepende informatie. Welke oplossing een organisatie inzet is afhankelijk van de behoefte, geld en beschikbaarheid en mogelijke regelgeving (compliancy).

Het tweede vraagstuk voor het reduceren van vertaalkosten is van andere aard. Het reduceren van vertaalkosten wordt niet opgelost met het opleiden van eigen medewerkers; opleiden is in dit geval minder effectief. Beter kan er gekeken worden naar bijvoorbeeld huidige werkwijzen. Kunnen processen geoptimaliseerd worden waardoor afdelingen beter informatie met elkaar uitwisselen. Of kan een systeem (Component Content Management Systeem) uitkomst bieden, zodat (op basis van slim hergebruik) informatieproducten meer gestructureerd opgezet en vertaald worden. De keuze hiervan is ook weer afhankelijk van de behoefte, huidige werkwijzen en beschikbare systemen en budget.

Voor een concrete invulling van kennismanagement kan het Rendement op Kennis®-model gehanteerd worden. Als praktisch hulpmiddel kan bij aanvang een Lean project A3 of het Factor-K Communicatie Framework gebruikt worden. Door deze modellen / hulpmiddelen te gebruiken, zorgt u ervoor dat kennis vanuit de juiste hoeken aangevlogen wordt: organisatie specifieke wensen, behoeften, situaties, planning, aanpak etc..

Heeft u zelf niet de juiste competentie en heeft u hulp nodig bij de inzet van kennis? Wij bespreken graag de mogelijkheden voor de inzet van kennis(management) voor uw organisatie!