Hoe maak je een goede instructie?

Als een hamburger volgens het recept: leren-doen-naslag!

De afgelopen weken was ik druk met nieuwe projecten en nieuwe klanten. Vandaar dat de kennisupdates even moesten wachten. Maar … ik heb er een mooi onderwerp aan overgehouden.

Wat is het doel van de instructies?

In de kennisprojecten die ik de afgelopen weken gestart ben, begon het steeds met de vraag: wat is eigenlijk het doel van de instructies die we willen ontwikkelen? Wat is de functie ervan voor de gebruikers?

Het antwoord op deze vraag zit altijd in de drieslag leren-doen-naslag. Dat is het recept om een goede burger te maken met de juiste samenstelling.

Wat houdt het ingrediënt “doen” in?

De functie doen is het hoofddoel van je instructies. Je doelgroepen moeten er iets mee kunnen doen in de praktijk: een machine installeren, een service leveren, een apparaat bedienen, een werkproces uitvoeren.

Als je er niks mee kunt doen, is de instructie zinloos. Daarom is doen de hoofdfunctie. Het is daarom de “burger” – dit graag op zijn Amerikaans uitspreken, de burger mag ook vegetarisch zijn.

Wat houdt het ingrediënt “leren” in?

Boven op deze doe-informatie komt een smakelijk kapje. Dat is het leren. Je moet mensen de informatie bieden zodat ze de doe-informatie begrijpen. Je moet bijv. de context uitleggen waarin je een product gebruikt, het doel ervan, begrippen uitleggen, iets uitleggen over het belang ervan.

Wat houdt het ingrediënt “naslag” in?

Onder de burger komt de bodem. Dat is de naslag-laag. Als mensen eenmaal geleerd hebben hoe ze iets moeten doen, kunnen ze zelfstandig verder. Ze kunnen problemen oplossen, meer functies gebruiken van een product, instellingen veranderen enz. Die informatie kan kort en krachtig zijn. De gebruiker weet al wat hij kan en kan nu zelfstandig verder zoeken.

Hoe pas je het recept leren-doen-naslag toe?

De drieslag leren-doen-naslag kun je toepassen binnen een informatieproduct, zoals een handleiding. Hans van der Meij (expert op het gebied van minimalisme en instructies) beschrijft dat in zijn hoofdstuk over Leshandleidingen in het Basisboek Technische Communicatie. In een goede leshandleiding vind je informatie met die drie verschillende functies.

Die drieslag kun je ook toepassen op de informatieproducten als geheel. Een informatiepakket bij een installatie kan bijv. bestaan uit opleidingen en e-learning (leren), handleidingen en instructies (doen) en naslaginformatie (tekeningen, instellingen, troubleshooting). Ik heb dat beschreven in mijn hoofdstuk over het Informatieplan in datzelfde Basisboek Technische Communicatie. Grappig was dat ik bij het redigeren van het boek pas merkte dat Hans en ik onafhankelijk van elkaar deze basisfuncties voor instructies onderscheiden hadden.

Toepassen van dat  basisprincipe van leren-doen-naslag is nog steeds een goede leidraad om doeltreffende instructies en instructiepakketten te maken.

Kijk maar eens naar je eigen werkpraktijk of je dit principe daar terugziet en of het goed is toegepast.
Zo nodig kom ik graag bij je langs om samen een smaakvolle instructieburger te maken.

Groeten!
Peter van Bart

PS: leren-doen-naslag en 5 moments of need
Een modern principe om de hoofdfuncties van instructies en opleidingen te onderscheiden is het 5 moments of need ^(R) model. Daarin worden 5 momenten onderscheiden waarin mensen behoefte hebben aan informatie met een een bepaald doel. Die momenten en de vereiste functies zijn: New-More-Apply-Change-Solve. Ook hier is Apply, het doen, de hoofdmoot. Solve, troubleshooting, is te zien als een bijzonder geval van Naslag. New, More, Change zijn alle gevallen van Leren.

Ik prefereer zelf het leren-doen-naslag-model. Het is precies wat je nodig hebt, simpeler en makkelijker te onthouden.