Creëer, beheer, vertaal en publiceer eenvoudig honderden verschillende informatieproducten (een praktijkcase)

De laatste jaren hebben we een grote professionaliseringsslag gemaakt in al onze producten. Onze regelaars zijn voorzien van touch screens en onze randapparatuur is voorzien van de Fancom-huisstijl. Deze slag heeft ook een grote invloed op onze documentatie. Wanneer we bestaande producten updaten of nieuwe producten ontwikkelen, heb ik veel contact met Eluxis. Samen zorgen we ervoor dat de handleidingen gerealiseerd worden. Bij projectaanvang deel ik alle nodige kennis van het product en zorg ik ervoor dat het product ook beschikbaar is, zodat Dominiek het product zo goed mogelijk leert kennen. Hij transformeert informatie van onze technische mensen naar begrijpelijke informatie voor onze klanten. Tijdens de ontwikkeling hebben we vaak dagelijks contact. Het is belangrijk dat de handleiding goed wordt opgezet, zodat een stuk tekst maar 1x beheerd en 1x vertaald hoeft te worden. Dominiek verzorgt het beheer van de informatie; ik ben verantwoordelijk voor de technisch-inhoudelijke kant. Ook zorgt Eluxis voor de vertalingen richting Translators International, zodat wij hier minimale aandacht aan hoeven te besteden. Wanneer de handleidingen gereed zijn, verwerk ik ze binnen ons bedrijf en stel ik ze beschikbaar op ons extranet.

Het slim opzetten van informatiebouwstenen zorgt ervoor dat informatie hergebruikt kan worden. Zeker voor de modulair opgezette systemen van Fancom is het hergebruik optimaal. Het ontwerptraject is het meest intensief. Samen met Jo Reinders verdiep ik mij in de Fancom-producten en ontwerp ik de bouwstenen voor de eindpublicaties (vaak een handleiding of een PAM). Jo is de inhoudsdeskundige en bewaakt de juistheid van informatie en ik bewaak de logica en consistentie van de informatiebouwstenen. Zodra het bouwwerk klaar is, hebben Jos Vlemmix en ik veel contact om te zorgen dat vertalingen vlekkeloos verlopen. Ik zorg ervoor dat Jos de juiste vertaal- en contextbestanden ontvangt die gebruikt worden bij de vertalingen. Zodra de vertalingen terugkomen, importeer ik deze en maak tot slot de eindpublicaties. De communicatie en proactieve houdingen van deze drieluik vind ik een grote kracht. We zijn positief kritisch en wijzen elkaar op verbeterpunten. We zorgen er met elkaar voor dat het eindproduct en het proces steeds beter worden. Dit resulteert in lagere kosten, maar bovenal ook een professionele en prettige samenwerking! En dat al 10 jaar lang!

Sinds ongeveer vier jaar verzorgt Translators International voor Fancom vertalingen van hoge kwaliteit naar zestien doeltalen. We werken rechtstreeks samen met de ontwikkelaars van Fancom voor de vertaling van hun software. Het vertalen van interfaces kan lastig zijn, want het gaat meestal om lange reeksen losse woorden, zonder context. Bovendien is de beschikbare ruimte beperkt: veehouders beheren biometrische data van hun dieren en het stalklimaat op moderne aanraakschermen en daarop is geen plaats voor veel tekst. Bij doeltalen als Frans en Duits kan de vertaalde tekst tot wel 20% langer worden. Daarom is het cruciaal dat de vertaling compact is, maar toch eenduidig blijft. Bij software wordt documentatie geleverd, zoals gebruikers- en installatiehandleidingen. De inhoud van die documenten moet nauwkeurig en begrijpelijk zijn en de terminologie moet volledig consistent zijn met de software, want alleen dan kan de eindgebruiker deze complexe technologie goed benutten. Dit is de kracht van Eluxis, want we voorzien de eindgebruiker niet alleen van heldere informatie, maar stemmen die tegelijkertijd optimaal af op hergebruik in nieuwe documenten als dat nodig is. Op die manier wordt het vertaalproces aanzienlijk simpeler. Onze vertalers werken in een gestroomlijnde omgeving en kunnen zich op het vertalen concentreren, met een consistente terminologie in een efficiënt proces. Dominiek levert ons optimaal materiaal, dat ons tijd bespaart als we het voorbereiden op de verwerking met CAT-tools (Computer Aided Translation, niet te verwarren met machinevertalingen!). Tijdens het vertalen wordt de tekst direct opgeslagen in een databank met een vertaalgeheugen en blijft zo beschikbaar voor naslaan en hergebruiken. Deze databank wordt ook gebruikt voor het opstellen van verklarende woordenlijsten en voor concordantie controles. De vertaler kan termen eenvoudig en efficiënt terugvinden en daarmee zowel tijd als kosten besparen, terwijl de consistentie in terminologie en stijl gewaarborgd blijft. Dit is een absolute noodzaak om voor het complete productaanbod en in alle doeltalen een hoge kwaliteit van de vertalingen te handhaven. De samenwerking met Dominiek verloopt soepel en gemakkelijk, zodat we altijd weten wat hij nodig heeft en ook hoe hij het graag wil hebben.