Waarom heb je een document controller nodig?

Deze week wil ik een functie in het zonnetje zetten die veel te weinig aandacht krijgt in organisaties. De functie van de document controller, ook wel documentalist genoemd of daarvoor archivaris.

Wat doet een documentalist van oudsher?

Vóór de automatisering hadden organisaties een archief. Allerlei belangrijke documenten en tekeningen werden in papieren vorm opgeslagen en bewaard, vaak achter dikke stalen en brandwerende deuren. Nu is dat bijna niet meer te voor te stellen.

De documentalist bewaakte dit archief met zorg. Hij of zij wist dat het archief waardevolle kennis bevatte voor de organisatie. De documentalist zorgde ervoor dat de documenten werden opgeslagen op de juiste plaats, dat er een duidelijke catalogus was om te zoeken en dat verouderde versies van tijd tot tijd werden opgeruimd. Verder was hij een vraagbaak voor alle vragen over het archief.

Heb je door de digitalisering nog wel een documentalist nodig?

Met de invoering van de IT en de digitale documentatiesystemen hebben veel organisaties een kolossale fout gemaakt. Ze vervingen het archief door een digitaal systeem en dachten dat nu die documentalist niet meer nodig was.

Het idee was dat de medewerkers in het bedrijf zelf wel voor de documentarchivering konden zorgen. Hoe moeilijk kan het zijn, documentje erin zetten, veldje met kenmerken invullen en klaar. Daar hebben we geen documentalist meer voor nodig.

Nou, zo werkt het dus niet.

Wat gebeurt er als je organisatie geen documentalist heeft?

In veel bedrijven waar wij komen is het digitale documentenarchief kort gezegd een flinke puinhoop. Het zit vol met actuele én vervallen documenten. De kenmerken over de documenten zijn vaak niet of rommelig ingevuld, zodat zoeken en vinden een ramp is. Een vraagbaak is er niet meer.

Het gevolg is dat de medewerkers documenten niet kunnen vinden en hun eigen archieven maar aanleggen. Documenten die ze niet snel genoeg vinden, maken ze maar opnieuw. Daardoor wordt het wiel weer opnieuw uitgevonden, worden fouten opnieuw gemaakt en verspillen organisaties veel tijd, energie en geld.

Vaak zien we ook dat bij de overgang van het documentatiesysteem naar een nieuw documentatiesysteem de hele inhoud maar wordt overgezet. Niemand wil zich er nog aan wagen om het archief op te schonen of te herordenen, dat is ondoenlijk geworden.

Wat is de oplossing?

Simpel, geeft de documentalist weer een plaats in je organisatie. Een moderne naam is tegenwoordig vaak document controller, die past bij deze tijd.

Zo’n document controller doet wat die vroegere documentalist deed. Hij of zij zorgt er met liefde en vakmanschap voor dat het documentatiesysteem op orde is, actueel is, opgeruimd wordt. Zodat de waardevolle kennis van je organisatie behouden blijft én geraadpleegd kan worden door alle medewerkers.

Zo’n document controller verdient zich snel terug, vertelde een klant me. Het is goud waard als de juiste, actuele, kennis in je organisatie beschikbaar is voor het werk dat gedaan moet worden. Als er een audit is, maak je ook een goede beurt omdat jouw informatie op orde is.

Denk je nu, hoe kom ik aan zo’n goede document controller, dan kunnen wij als Eluxis je helpen.

Een  document controller op afroep!

Wij bieden je onze “document controller op afroep”. Een specialist van Eluxis is een of meer dagen in de week jouw documentcontroller. Die houdt je documentatiesysteem op orde en ruimt op. Zodat je medewerkers zich kunnen richten op hun eigenlijke werk en het systeem alleen maar met plezier hoeven te raadplegen.

Geïnteresseerd? Dan maak ik graag een afspraak met je om deze “document controller op afroep” eens met je te bespreken.

Groeten!
Peter van Bart