Handleiding op papier of niet?

“Moet de handleiding bij ons product op papier worden meegeleverd?” Met enige regelmaat ontvangen we deze vraag van onze klanten. Ze geven aan dat deze vraag intern veel discussie oplevert, zelfs na het bestuderen van de geldende Europese richtlijnen. En dat is volkomen terecht, want zelfs de richtlijn met de meest uitgebreide eisen aan de documentatie, geeft geen expliciet antwoord op deze vraag. De uitvoering van de handleidingen (ofwel ‘gebruiksaanwijzing’, zoals deze in de richtlijnen worden genoemd) wordt niet gespecificeerd. Toch is het antwoord eenvoudig te geven…

Bij Europese richtlijnen (Machinerichtlijn, EMC-richtlijn, Laagspanningsrichtlijn etc.) geldt het uitgangspunt dat producten moeten voldoen aan de eisen voor veiligheid, gezondheid en milieu die redelijkerwijs verwacht mogen worden. De bijgeleverde informatie is ook onderdeel van het product en moet aan deze eisen voldoen die redelijkerwijs mogen gesteld worden. Heeft het product risico’s waarop de gebruiker beslist op gewezen moet worden? Dan is beschrijven van deze risico’s alleen op een website niet voldoende. Het is niet redelijkerwijs te verwachten dat iedereen deze website zal raadplegen. Het meeleveren van een beschrijving van deze risico’s op papier is wel een mogelijkheid die redelijkerwijs voldoet. Maar het beschrijven van de risico’s op het product zelf of op de verpakking of op een geplastificeerde kaart zijn ook opties die redelijkerwijs voldoen. Er zijn dus verschillende opties.

Het gaat hier uitsluitend om de aanwijzingen voor risico’s met veiligheid, gezondheid en milieu. Aanwijzingen die hier niet mee te maken hebben, hoeven niet op papier te worden geleverd. Het leveren van de veiligheidsinstructies op papier en voor overige aanwijzingen verwijzen naar een website is dus een goede oplossing. Wees er dan wel zeker van dat alle risico’s in de papieren handleiding zijn beschreven.

In de toelichting op de Machinerichtlijn artikel 255 staat:

In punt 1.7.4 wordt de vorm van de gebruiksaanwijzing niet genoemd. Het is algemeen aanvaard dat alle veiligheids- en gezondheidsgerelateerde aanwijzingen op papier moeten worden verstrekt aangezien niet kan worden aangenomen dat de gebruiker toegang heeft tot de middelen om in elektronische vorm verstrekte of op een website beschikbaar gestelde aanwijzingen te lezen. Het is echter vaak nuttig de gebruiksaanwijzing zowel in elektronische vorm en op internet als op papier beschikbaar te stellen, aangezien dit de gebruiker in staat stelt het elektronische bestand te downloaden als hij dit wenst en weer de beschikking te krijgen over de gebruiksaanwijzing als het exemplaar op papier verloren is gegaan. Deze praktijk maakt het ook gemakkelijker de gebruiksaanwijzing te actualiseren wanneer dit nodig is.