Wat is de impact van de nieuwe Machinerichtlijn op de papieren handleiding?
De Raad van de Europese Unie heeft in mei 2023 nieuwe regels (1) goedgekeurd voor machines in Europa. Deze regels gaan over de manier waarop machines moeten worden ontworpen, gebouwd en gebruikt. Maar wat betekenen deze regels voor machinedocumentatie en met name voor papieren handleidingen? In deze kennisupdate beantwoorden we deze vraag.
De nieuwe regels
De grootste wijziging voor documentatie is dat digitale instructies de standaard worden voor professionele gebruikers.
Als fabrikant moet je dan wel duidelijk op je product zetten hoe de gebruiker de digitale handleiding kan krijgen. De instructies moeten zo worden aangeboden dat je ze eenvoudig op een elektronisch apparaat kunt opslaan en kunt printen. De digitale informatie alleen integreren in je (software)product is onvoldoende. Mocht namelijk de machine kapotgaan moet je de instructies nog kunnen lezen.
Een fabrikant is verplicht om op verzoek binnen een maand kosteloos een papieren handleiding te leveren. Op het product, of als dit niet anders kan op de verpakking of een document bij het product, moet duidelijk het mailadres vermeld worden waar de papieren handleiding kan worden opgevraagd.
Veiligheidsinformatie moet voor niet-professionele gebruikers (consumenten) wel verplicht op papier geleverd blijven worden. Dit is ongewijzigd ten opzichte van de laatste Machinerichtlijn 2006/42/EC (2).
Gevolgen voor papieren handleidingen
De nieuwe regels hebben verschillende voordelen. In de eerste plaats zorgt het voor minder papierverbruik. Dit is goed voor het milieu en vermindert kosten. Bovendien kunnen elektronische handleidingen eenvoudiger worden bijgewerkt en worden doorzocht dan papieren handleidingen.
Een nadeel voor sommige gebruikers kan zijn dat niet iedereen even handig is met computergebruik en de voorkeur geeft aan het lezen van een papieren handleiding. Het is daarom belangrijk dat fabrikanten ervoor zorgen dat de elektronische handleidingen gemakkelijk toegankelijk zijn en dat er op verzoek zowel een digitale instructie als een papieren versie beschikbaar is.
Wat betekent dit voor de toekomst van handleidingen?
De nieuwe regels betekenen een transitie van papier naar digitaal. Investeren in digitale documentatie en systemen wordt belangrijker voor bedrijven.
Als fabrikant moet je nog beter gaan nadenken over de manier waarop je de digitale documentatie beschikbaar wil stellen voor de gebruiker. Dit kan bijvoorbeeld via een app, op een website of via een speciale portal, waarmee de gebruiker snel de informatie kan vinden die nodig is.
Voor de gebruiker zal dit even wennen zijn, maar het biedt ook voordelen. Een index is niet meer nodig omdat je met de zoekfunctie (ctrl+f) snel jouw onderwerp kan vinden. Digitale handleidingen kunnen bijvoorbeeld afwisselender zijn dan papieren handleidingen, doordat er gebruik kan worden gemaakt van animaties en video’s om de werking van de machine uit te leggen.
Hoe nu verder?
Wil je aan de slag met (digitale) documentatie en systemen? Eluxis kan hierbij goed helpen om slim jouw digitale instructies te maken en toegankelijk te maken voor gebruikers. Wij hebben veel ervaring met het slim maken, opzetten en ontsluiten van informatie. Eluxis kan conceptuele uitleg of instructies maken in animatie of videovorm. Samen met jou maken we een concreet plan van aanpak voor jouw (digitale) documentatie en systemen. Zo kun je snel en praktisch je documentatie ontwikkelen verder verbeteren en de juiste keuzes maken.
Bronnen
- Consilium Europa (2023). Regulation of the European Parliament and the Council on machinery. Geraadpleegd op 15 juni 2023 via https://www.consilium.europa.eu/en/press/press-releases/2023/05/22/new-rules-for-machinery-council-gives-its-final-approval/
- Eluxis bv. (2023). Handleiding op papier of niet? Geraadpleegd op 15 juni 2023 via https://www.eluxis.com/handleiding-op-papier-of-niet/
