Inspirerende IDS user day

IDS is het door Eluxis ontwikkelde Component Content Management Systeem (www.eluxis.com/ids). Op 17 november vorig jaar verzorgden we een inspirerende IDS user day voor gebruikers en geïnteresseerden. De dag vond plaats in de aantrekkelijk gelegen Oude Werfkelder in Utrecht.

Om 10:00 uur begon het officiële programma. Peter van Bart, directeur van Eluxis, heette de deelnemers welkom en gaf een korte inleiding op IDS. IDS wordt al meer dan 10 jaar ingezet door organisaties die hoge eisen stellen aan hun informatie en deze efficiënt willen ontwikkelen, vertalen, beheren en publiceren. Vervolgens presenteerde Kees de Grauw, senior consultant bij Eluxis en hoofdontwikkelaar van IDS, de nieuwe versie IDS 4.0.

Belangrijke nieuwe functionaliteiten van IDS 4.0

Nieuw releasemanagement voor beheer van de wijzigingshistorie van documenten
Organisaties die IDS gebruiken, hechten veel waarde aan een zorgvuldig beheer van hun informatie. IDS 4.0 biedt hiervoor nog betere ondersteuning met een overzichtelijke historie van wijzigingen in de documenten en traceerbare releases. Van alle topics, figuren en variabelen kunnen versies gefixeerd en bewaard worden. Het automatische versiebeheer bewaart alle major releases en recente wijzigingen. Hiermee hebben organisaties een precies overzicht van de ontwikkelde en uitgeleverde documentatie.
Geïntegreerde online editor
IDS kan gecombineerd worden met verschillende editors. We bieden nu ook een online editor (SDL Xopus), waarmee gebruikers via hun browser informatie kunnen ontwikkelen, reviewen en wijzigen. Deze online editor is vooral praktisch als veel gebruikers op eenvoudige wijze toegang moet hebben tot IDS. Deze online editor is eenvoudig in het gebruik, zodat ook niet-technische gebruikers en gebruikers die alleen incidenteel met IDS werken, eenvoudig met de XML-inhoud in IDS kunnen werken.
Slides-publicatie voor gemakkelijk bladeren op mobile devices op tablets en smart phone
Steeds vaker wordt informatie op mobiele apparaten gebruikt. Publiceren hiervoor is eenvoudig mogelijk, vanuit dezelfde bron waaruit bijv. ook een PDF kan worden gepubliceerd.

Daarna presenteerde Hans van den Berg van Priva hoe Priva IDS gebruikt. Priva is een IDS-gebruiker van het eerste uur en gebruikt IDS al sinds 2005. Het was indrukwekkend om te zien hoeveel informatie Priva met IDS ontwikkeld heeft en hoe geavanceerd Priva IDS inzet. Priva heeft bijvoorbeeld diverse koppelingen gemaakt voor het beheer van prijsinformatie en softwarestrings.

Vervolgens verzorgde Esmée van Steenhardt Carré – van Sprundel een presentatie over machinevertalingen. Esmée is Sales Manager bij Translators International, al jaren een goede partner van Eluxis als het om vertalen gaat. Esmée gaf een overzicht van de verschillende mogelijkheden voor de inzet van machinevertalingen. Ook ging ze in op de mogelijke taakverdeling tussen mens en machine bij het vertalen. De conclusie van haar presentatie: machinevertalingen worden steeds beter, maar voorlopig is de menselijke vertaler nog zeker nodig. Anders wordt aroma zo maar vertaald als to Rome!

In de tweede helft van de dag bespraken we gezamenlijk de wensen van de gebruikers voor de verdere ontwikkeling van IDS. Wat moet er in IDS 5.0 komen? En aan welke nieuwe modules en functies is behoefte? Inmiddels zijn we de ontwikkeling hiervan gestart.

Nieuwe ontwikkelingen

Terminologiebeheer
Organisaties die veel documenten maken, gebruiken veel termen. Organisaties die internationaal werken, gebruiken die termen ook nog in verschillende talen. Uiteraard wil je niet de ene keer over een behuizing praten, dan weer over een kast of een omhulsel. Dat geeft interne en externe verwarring en verhoogt de vertaalkosten. IDS 5.0 heeft daarom als nieuwe functie terminologiechecker met taalafhankelijke terminologielijsten. Deze zijn gebaseerd op STE (Simplified Technical English) maar door de gebruiker volledig aan te passen.

Word2Dita-conversie: import van Word en conversie naar XML
Organisaties die willen overstappen naar IDS hebben vaak allerlei informatie in Word die nog steeds actueel is. Deze informatie moet dan worden overgezet van Word naar XML, meestal naar DITA-XML. Dit probleem is niet specifiek voor IDS, maar speelt bij de invoering van ieder content management systeem. Voor het omzetten van Word bestanden naar DITA-XML heeft Eluxis een automatische Word2DITA conversie-straat ontwikkeld. Deze conversie maakt het mogelijk om Word documenten eenvoudig om te zetten naar DITA en naadloos deze in IDS te importeren. Met Word2DITA kunnen meerdere bestanden in bulk geautomatiseerd omgezet worden naar 100% correcte DITA topics.

Hergebruik van informatiefragmenten
De kern van IDS is hergebruik van informatie. Beschrijvingen van productfuncties en taken kunnen als topics worden hergebruikt. Regelmatig krijgen we de vraag naar een nog verfijnder hergebruik van informatie, zodat je bijvoorbeeld ook bepaalde zinnen en paragrafen kunt hergebruiken. We hebben geconcludeerd dat grootschalig hergebruik van fragmenten het voor de auteur erg lastig maakt om overzicht te houden. Aanpassen van paragrafen wordt ook steeds lastiger als deze op veel verschillende plekken worden gebruikt. Goed werken met topics (vuistregel 1 onderwerp per topic; 0,5 tot 1 pagina A4 per topic) maakt hergebruik van fragmenten grotendeels overbodig. Wel is het gewenst om te kunnen werken met een beperkte en gecontroleerde set van fragmenten, bijv. voor veiligheidsvoorschriften inclusief symbool en tekst.