Kennismanagement. Hoe doe je dat?

“Knowledge Management is the management process of creating, sharing and using organizational information and knowledge.” (Girard, 2015)

Aan de hand van deze definitie wil ik jullie meenemen naar kennismanagement in de praktijk. Ik geef een aantal voorbeelden van hoe Eluxis bedrijven helpt bij het maken, delen en gebruiken van informatie en kennis.

Hieronder beschrijf ik 3 informatieproducten die wij regelmatig maken voor klanten. Handleidingen, vastleggen van kennis en standaarden passeren de revue.

Handleidingen

Een handleiding maken nadat je net je product klaar hebt is vaak een blok aan het been van productontwerpers. Daarbij zitten productontwerpers vaak zo in de materie dat de handleiding die zij schrijven niet te begrijpen is voor hun gebruiker. Voor zulke bedrijven is Eluxis de ideale partner. Na een briefing maken wij de handleiding van het product, conform wet- en regelgeving.

Tip: Voor klanten richten wij ook regelmatig een CCMS in. Met dit computerprogramma maak je handleidingen zoals je met LEGO bouwt. Eerst maak je informatie-eenheden en deze kan je daarna samenvoegen tot een handleiding. Hierdoor kan je informatie makkelijk hergebruikt worden.

Vastleggen van kennis

Veel klanten van Eluxis hebben last van vergrijzing of jobhoppers binnen hun bedrijf. Wij helpen klanten bij het vastleggen van de kennis van vertrekkende medewerkers. Vaak hebben senior medewerkers veel kennis die alleen in hun eigen hoofd zit. Dit vastleggen doen we door bijvoorbeeld dagelijkse werkzaamheden te observeren en daarover interviews af te nemen. De moeilijkheid is dat veel werknemers onbewust bekwaam zijn. De uitdaging is om ook die kennis naar boven te halen waar de werknemer zich niet van bewust is.

Standaarden

Vaak voeren collega’s één en dezelfde taak ieder op hun eigen manier uit. Soms is dat geen probleem, maar als je consistente kwaliteit wilt leveren kan je beter even nadenken over wat de beste manier is om dat te doen. Eluxis helpt teams om samen na te denken over de beste manier en legt dit op een gebruiksvriendelijke manier vast.

Bij het delen van kennis komt veel kijken. Hieronder twee voorbeelden. Hoe doen senior collega’s dat onderling en hoe doen ze dat richting nieuwe collega’s.

Kennissystemen

Hebben jouw collega’s ook  hun eigen documenten op hun eigen schijf staan? Eluxis helpt bedrijven om een kennissysteem (zoals LMS of DMS) op te zetten, waarbij het duidelijk is waar welke documenten staan. Zo heeft iedereen alle kennis beschikbaar en wordt samenwerken eenvoudig.

Opleiden

Een werkgever wil zeker weten dat een nieuwe generatie genoeg weet van het werk. In high-tech bedrijven is die kennis van levensbelang. Eluxis ontwerpt samen met de direct betrokkenen bedrijfsspecifieke opleidingen, zodat nieuwe werknemers aantoonbaar goed opgeleid zijn.

Wellicht het lastigste onderdeel van kennismanagement is het ‘gebruik’. Eluxis kan nog zoveel mooie informatieproducten ontwerpen, maar als het niet past binnen de bestaande structuur en cultuur wordt het niet gebruikt.

Cultuur

Hoe zorg je ervoor dat werknemers die niet gewend zijn om hun kennis te delen dat wel gaan doen? Soms is daar een cultuurverandering voor nodig. Eluxis kijkt samen met de klant waar de uitdagingen liggen en sluit daar zoveel mogelijk op aan.

Welke uitdaging is het grootst binnen jouw bedrijf? Ligt dat bij het maken, delen of gebruiken van kennis? Laat het ons weten!