Goed overzicht én inzicht in de skills van je bedrijf

Harm, manager van het bedrijf SYSTO-ON-TIME, merkt dat de werkdruk in zijn bedrijf hoog is en dat op tijd leveren een grote uitdaging is. Hij vraagt zich dan ook af: heb ik wel genoeg mensen om (op tijd) te leveren, moet ik nieuw personeel aannemen?

In zijn keten van verkoop tot levering aan de klant zijn meerdere mensen aan het werk met verschillende kennis en vaardigheden. Zo heeft Harm verkopers nodig, ontwerpers voor zijn de producten, productiepersoneel om de producten te maken, inkopers om onderdelen aan te schaffen, projectleiders om de producten binnen afgesproken tijd te kunnen leveren en logistiek medewerkers om de producten te transporteren naar de klant.

Overzicht van de skills

Dit vraagt om een goed overzicht van de skills die je in je bedrijf nodig hebt en ook van welke skills je hebt in je bedrijf of die eventueel nog ontbreken. Skills worden ook wel competenties genoemd. Skills en competenties zijn een optelsom van kennis, vaardigheden en gedrag. Voorbeeld van een skill of competentie: om een elektromotor te kunnen vervangen moet je weten wat dat is (kennis); in staat zijn om deze te demonteren en monteren (vaardigheden) en dat veilig en zorgvuldig doen (gedrag).

Iedere medewerker heeft zijn eigen setje met skills voor zijn werk nodig, om zijn of haar taken goed te kunnen uitvoeren en goed te kunnen samenwerken met anderen in de keten.

Duidelijk beeld van de benodigde skills

Als we kijken naar de skills in een bedrijf kan het zijn dat er te weinig werknemers zijn in een bepaalde functie. Daardoor maken de aanwezige medewerkers overuren, wordt er niet efficiënt gewerkt, worden fouten gemaakt waardoor weer herstelwerkzaamheden nodig zijn en de werkzaamheden te lang duren. Dat betekent extra kosten, vertraging en niet op tijd leveren.

Ook kan het zijn dat er wel voldoende medewerkers zijn, maar dat er een kloof is tussen de benodigde skills en de skills van de individuele werknemer. Een nieuwe medewerker is bijvoorbeeld meestal nog niet direct 100% inzetbaar.

Er kunnen kortom verschillende redenen zijn waarom Harm niet de juiste mensen en de juiste skills heeft. Het is daarom voor organisaties van belang om in kaart te brengen welke skills nodig zijn per functie en in de keten.

Als er een kloof is tussen de benodigde skills en de skills van individuele medewerkers is voor nieuwe medewerkers een inwerk- en opleidingstraject nodig. Voor bestaande medewerkers kun je bepalen in hoeverre na- of bijscholing of een opfriscursus nodig is om ‘het gat’ te dichten. Hierover kun je meer lezen in de blog Opfristrainingen voor herhalen én leren.

Om dit goed te kunnen bepalen moet je duidelijk in beeld hebben welke skills nodig zijn. Alleen zeggen dat een engineer technische kennis en vaardigheden moet hebben, is onvoldoende. Je wilt bijvoorbeeld weten of een logistiek medewerker op een vorkheftruck kan rijden. Heeft deze medewerker dan ook een geldig vorkheftruckrijbewijs of certificaat? Zo kun je voor iedere functie bepalen wat hij of zij moet kunnen en kennen.

Maak hierbij gebruik van de juiste tools

Skills management geeft je bedrijf de tools om inzichtelijk te maken welke skills je bedrijf nodig heeft, maar ook wat je moet doen om de medewerkers volledig inzetbaar te maken.

Voor skills management is er tegenwoordig ook specifieke software op de markt. Hiermee kun je de ‘skill gaps’, de hiaten in de benodigde competenties, van teams identificeren en visualiseren. En zo ook de trainingsbehoefte in kaart brengen. Bovendien heb je een accuraat beeld over de skills, en dus inzetbaarheid van medewerkers.

Zodra je de competenties van veel medewerkers wilt bijhouden is het lastig om dit in een spreadsheetprogramma (bijv. Excel) bij te houden en is het beter om over te stappen naar Skills management software om strategische zakelijke beslissingen te kunnen onderbouwen.

Wil je als organisatie ook dat je medewerkers volledig inzetbaar zijn én ook efficiënt en met plezier werken? Wil je daarvoor goed inzicht in de vereiste skills hebben?

Dan komen wij van team Eluxis graag een keer bij je langs om daarover te sparren. Bel 053-4803040 of stuur een mailtje naar info@eluxis.com.

Groet!

Jelte Meijer