Stappenplan voor succesvol kennisbehoud

In de vorige blog heb ik verteld hoe je kennisbehoud vooral niet moet doen. Zorg ervoor dat het geen doos op zolder oplevert!

Hoe moet het dan wel?

Kennisbehoud doe je goed als je een schatkist vult met kennis én zo snel mogelijk weer leegmaakt.

Stap 1: Verzamel waardevolle kennis

Als een kennisspecialist uit dienst gaat of van functie verandert, dreigt er een schat aan kennis verloren te gaan. De eerste stap is om die waardevolle kennis te verzamelen.

Waardevolle kennis noemen we vaak de kritische kennis voor je organisatie. Als die verdwijnt, heb je echt een probleem. Ik geef een paar voorbeelden.

Voor een medisch bedrijf hebben we de kennis van een productontwikkelaar vastgelegd, deze had bijna in zijn eentje een medisch apparaat ontwikkeld. Die kennis wil je natuurlijk behouden.

Kennis over de bediening van installaties is ook vaak kritisch. Zo hebben we de kennis van een specialist over gemalen in een hoogheemraadschap vastgelegd. Je wilt de polder wel drooghouden, weten hoe je de installaties daarvoor bedient. Andere voorbeelden van kritische kennis die we tegenkomen: kennis over je belangrijke klanten, hoe je met hen zaken doet; kennis over het vakgebied, met de belangrijke spelers en ontwikkelingen; kennis over wetgeving, regelgeving, toezichthouders waarmee je te maken hebt; enz. Organisaties zitten vol met kritische kennis.

Stap 2: Stel een klein team samen dat bepaalt welke informatie kritisch is

Hoe bepaal je of kennis kritisch is voor je organisatie? Wie kan dat? Want niet alle kennis is natuurlijk kritisch.

De kennisdrager zelf, de specialist, heeft in de eerste plaats een belangrijke rol. Die weet wat lastig is, waarop je moet letten, wat werkt en niet werkt, wat hij heeft moeten uitzoeken en uitvinden. Maar pas op, een specialist weet soms niet meer wat hij weet. Specialistische kennis zinkt vanuit systeem 2 steeds dieper weg in systeem 1 in het brein en is niet meer toegankelijk.

Degene die met de kennis aan de slag moet, de nieuwe medewerker of de opvolger, kan ook aangeven wat kritische kennis is. Wat heeft deze nodig voor zijn werk, wat lijkt hem essentieel? Maar pas op, nieuwkomers weten juist nog niet wat ze niet weten.

Omdat de kennisdrager en de nieuwkomer beiden wellicht gaten laten vallen in wat kritische kennis is, is het goed om ook een specialist in kennisoverdracht te betrekken. Zo’n onafhankelijke derde heeft op basis van ervaring een scherpe blik, een goede neus, voor wat kritische kennis is. Onze kennisexperts hebben vaak die rol.

Deze drie betrokkenen samen – kennisdrager, opvolger of nieuwe medewerker, kennisexpert – bepalen samen welke kennis kritisch is voor je organisatie. Zij vullen samen de schatkist voor je organisatie met waardevolle, kritische kennis.

Stap 3: Integreer de kritische informatie in de huidige kennis- en informatiearchitectuur en draag over

De kunst van succesvol kennisbehoud is vervolgens dat je die schatkist zo snel mogelijk leegmaakt. Haal alle kennis en informatie eruit en stop die zo snel mogelijk op de plek in de kennis- en informatiearchitectuur waar deze thuishoren of draag deze meteen over naar de mensen die ermee aan de slag moeten.

Belangrijke aanvullingen op je werkprocessen? Zet ze meteen bij de beschrijvingen daarvan in het juiste informatiesysteem! Aanvullingen op je inwerkprogramma? Meteen aanpassen! Belangrijke aanvullingen op je klanteninformatie? Meteen opnemen in je klantensysteem! Ontbrekende tekeningen? Meteen opnemen in je digitale archief! Verouderde informatie? Meteen opruimen!

Zorg dat alle kennis en informatie zo snel mogelijk uit de schatkist wordt weggewerkt en naar de normale kennis- en informatiesystemen en naar de nieuwe medewerkers en opvolgers gaat. Dan gaat het gebruikt worden.

Hoe pas je de drie rollen toe?

Bij het leeghalen van die schatkist betrek je alledrie de genoemde rollen actief. De kennisdrager kan helpen bepalen waar kennis en informatie een plaats moeten krijgen, wat ermee moet gebeuren. Zo nodig kan hij extra toelichting geven. De nieuwe medewerker of opvolger kan meteen beoordelen of de aangereikte kennis en informatie voldoende zijn en om toelichting vragen. Een kennisexpert zoals Eluxis kan dit hele proces van verzamelen en overdragen goed structureren en de kennis- en informatiearchitectuur bewaken. We letten er bijvoorbeeld altijd alert op dat er geen dubbele informatie ontstaat, dat we geen dingen vastleggen die al vastgelegd zijn en helpen meteen met opschonen en opruimen.

Betrekken van deze drie rollen lukt alleen als je er op tijd mee begint. Daarom is goed en tijdig plannen zo belangrijk voor je kennisbehoud.

Wil je eens verder praten over kennisbehoud in je organisatie, mail of bel me dan. Dan kunnen we om te beginnen eens even sparren over hoe je kennisbehoud doet. Dan leggen we vast een eerste laagje schatten in je schatkist.

Groeten!
Peter van Bart

PS:
Blijft er dan helemaal niets in de schatkist bewaard? Boven op mijn zolder heb ik nog wel een klein schatkistje met mooie herinneringen. Zo bewaar ik daar de eerste machinehandleiding die ik gemaakt heb. Die was voor de hijskranen van Hiab, de beste hijskranen ter wereld heb ik geleerd ;). De Zweden met wie ik toen heb samengewerkt, waren stomverbaasd toen ze hoorden dat ik geen technische vooropleiding had. Dat soort herinneringen, die bewaar je natuurlijk. Ook als organisatie is het leuk om zo’n kleine schatkamer te hebben van dingen van vroeger.