Wat is de grootste fout bij kennisbehoud in je organisatie?
Het afgelopen jaar vroegen verschillende bedrijven en organisaties ons om hulp bij kennisbehoud. Een ervaren medewerker, vaak een absolute specialist in zijn vak, gaat binnenkort met pensioen. Daarmee verdwijnt belangrijke, kritische, kennis. Die kennis moeten we behouden!
Te laat beginnen
Soms staat die ervaren medewerker al met één been buiten de deur, soms is hij er nog een paar maanden en heel soms nog wat langer. De situatie is eigenlijk altijd dat er snel actie nodig is, eigenlijk is het al te laat. Wij kunnen gelukkig altijd ook in korte tijd nog helpen.
Maar hoe doe je dat, zorgen voor kennisbehoud?
Kennisdocument laten maken door de vertrekkende medewerker
Het werkt in ieder geval niet om de vertrekkende medewerker een kennisdocument te laten maken, waarin deze opschrijft wat deze allemaal weet.
Een specialist weet vaak al niet meer wat hij weet, ontdekt heeft in de loop van de tijd. Zoals Daniel Kahneman dat beschrijft, veel kennis is uit zijn bewuste Systeem 2 in de geest inmiddels ingezonken in het instinctieve Systeem 1. Daar heb je maar met moeite nog toegang toe.
Een specialist heeft vaak ook moeite om wat hij weet te vertalen naar kennis waar anderen in de organisatie mee verder kunnen. Hij denkt en schrijft vanuit zijn eigen kijk, dat is niet per se de blik waarmee anderen kijken.
Een specialist heeft vaak ook niet de kennis en kunde om een helder en goed document te maken. Een vakspecialist is niet automatisch ook een goede schrijver of een goed didacticus.
Een archief maken
Veel van dit soort kennisdocumenten doen denken aan een erfenis die je kunt krijgen. Zo’n erfenis bestaat uit een aantal dozen met allemaal waardevolle dingen. Maar veel van die dozen worden even bekeken en gaan dan naar de zolder. Daar staan ze een paar jaar en worden dan alsnog ongeopend weggegooid.
Dat is ook het lot van veel acties voor kennisbehoud en het maken van kennisdocumenten.
Ander medium ook niet direct de oplossing
Maar … is het dan niet veel beter om video’s te maken? We laten de specialist vertellen wat hij allemaal weet en dat filmen we! Dan wordt het vast wel gebruikt.
Ook daar is de ervaring dat die video’s vaak hetzelfde lot hebben. Ze verdwijnen in een kast, archief, gaan in “de doos op zolder” en ook die gaan na een paar jaar alsnog onbekeken de deur uit.
Zo moet het dus niet, dan weet je dat vast.
Volgende week zal ik je vertellen hoe je kennisbehoud dan wél moet doen. Even geduld daarom.
Als je niet kunt wachten, kun je me natuurlijk bellen. Dan kunnen we vast even sparren, dat doe ik graag.
Groeten!
Peter van Bart
PS:
Psycholoog en Nobelprijs-winnaar Daniel Kahneman onderscheidt in zijn geprezen boek Thinking Fast and Slow (Nederlandse titel Ons feilbare denken) uit 2011 twee Systemen in de menselijke geest. Systeem 1 is snel, automatisch, onbewust. Systeem 2 is traag, logisch, bewust. Kennis uit Systeem 2 kan op den duur inzinken in Systeem 1. Denk aan het leren van een vreemde taal zoals Spaans. Eerst moet je alle regels bewust toepassen met Systeem 2. Je spreekt dan moeizaam en traag Spaans, moet erbij nadenken. Daarna wordt het steeds meer een automatisme en zinkt de kennis in Systeem 1. Je gaat dan vlot Spaans spreken. Dan kan het moeilijk worden om die kennis, die regels, weer expliciet te maken. Je weet niet meer wat je weet.
Het inzicht dat onze geest uit verschillende functionele blokken bestaat, modulair is opgebouwd, is al ouder. De Amerikaanse filosoof Jerry Fodor schreef in 1983 bijv. al een aanstekelijk boek met de titel The Modularity of Mind.
Even opletten: Kahnemann en Fodor hebben het over functionele blokken in onze geest. Dat zijn niet zo maar één op één fysieke blokken in onze hersenen. Daarop kom ik ook nog wel een keer terug.
