Nature
Kennis is ontastbaar en complex; gecreëerd door mensen.
Hoe bepaal je waar kennis de meeste waarde toevoegt?
Een organisatie of afdeling zal aan de hand van haar eigen wensen en doelstellingen moeten kijken naar waar de behoefte aan kennis het grootst is. Waar en in welke vorm kan kennis een waardevolle bijdrage leveren? Een simpele kant-en-klare kennismanagementoplossing, die voor alle organisaties toepasbaar is, bestaat niet.
Deze kijk op kennis(management) is van wezenlijk belang, omdat het beeld hiervan in de praktijk weleens verschillend is. Het principe kennismanagement is aanpasbaar aan de organisatie. In dit artikel geven we een overzicht van een achttal basisprincipes voor kennismanagement. Deze staan ook vermeld in de NEN-ISO 30401.
Basisprincipes voor kennismanagement
Het ene basisprincipe is misschien belangrijker of herkenbaarder dan het andere. In dit artikel ga ik dieper in op het basisprincipe ‘adaptive’: wat mij betreft het belangrijkste principe voor de toepassing van kennismanagement.
Value
Kennis is de ‘key source of value’ voor organisaties om doelen te bereiken.
Focus
Kennismanagement ondersteunt bestaande processen en ontwikkelstrategieën.
Adaptive
Er bestaat geen kant en klare kennismanagement-oplossing die voor alle organisaties toepasbaar is.
Understanding
Kennis is persoonlijke interpretatie. Kennismanagement moet dit met processen en content ondersteunen.
Environment
Kennis zelf wordt niet direct gemanaged. Kennismanagement focust op het managen van de werkomgeving.
Culture
Cultuur is bepalend voor de effectiviteit van kennismanagement.
Iterative
Kennismanagement moet worden gefaseerd, er moeten lessen uit getrokken worden, gevolgd door feedbackrondes.
NEN-ISO 30401: “Kennismanagement is geen invuloefening”
De NEN-ISO 30401 biedt een ‘overzicht van vereisten‘ voor het opzetten van een kennismanagementsysteem. De norm kan ervoor zorgen dat organisaties nadenken en acteren rondom alle facetten van kennismanagement. Echter, de norm is geen simpele invuloefening die gekopieerd en geplakt kan worden over iedere organisatie. Kennismanagement is dan ook geen ‘one-size-fits-all principe’. Daarom worden in de norm weinig concrete middelen genoemd*. De norm richt zich vooral op het ‘systeem’ en schept de randvoorwaarden voor de inzet van kennis.
Een praktijkvoorbeeld hoe kennismanagement ingezet kan worden
Twee mogelijke organisatiedoelstellingen:
- Minder productieverlies door het voorkomen van fouten
- Vertaalkosten reduceren voor internationale documentatie
Minder productieverlies door het voorkomen van fouten
U kunt zich voorstellen dat de aanpak van kennismanagement bij deze doelstellingen verschillend is. Voor het verminderen van productieverlies door menselijk handelen kan bijvoorbeeld ingezet worden op het paraat hebben van meer accurate kennis door medewerkers. Dit kan bewerkstelligd worden door bijvoorbeeld formeel opleiden of training-on-the-job. Maar misschien kunnen ook goede naslaghandleidingen (bijv. systeembeschrijvingen) beschikbaar gesteld worden, waardoor medewerkers toegang hebben tot juiste en, waar nodig, verdiepende informatie. Welke oplossing een organisatie inzet is afhankelijk van de behoefte, budget en beschikbaarheid en mogelijke regelgeving (compliancy).
Vertaalkosten reduceren voor internationale documentatie
Het tweede vraagstuk voor het reduceren van vertaalkosten is van andere aard. Het reduceren van vertaalkosten wordt niet opgelost met het opleiden van eigen medewerkers; opleiden is in dit geval minder effectief. Beter kan er gekeken worden naar bijvoorbeeld huidige werkwijzen:
- Kunnen processen geoptimaliseerd worden waardoor afdelingen beter informatie met elkaar uitwisselen.
- Of kan een systeem (Component Content Management Systeem) uitkomst bieden, zodat (op basis van slim hergebruik) informatieproducten meer gestructureerd opgezet en vertaald worden.
De keuze hiervan is ook weer afhankelijk van de behoefte, huidige werkwijzen en beschikbare systemen en budget.
Aan de slag met kennismanagement
Voor een concrete invulling van kennismanagement kan het Rendement op Kennis®-model gehanteerd worden. Als praktisch hulpmiddel kan bij aanvang een Lean project A3 of het Factor-K Communicatie Framework gebruikt worden. Door deze modellen / hulpmiddelen te gebruiken, zorgt u ervoor dat kennis vanuit de juiste hoeken aangevlogen wordt: organisatiespecifieke wensen, behoeften, situaties, planning, aanpak etc.
We helpen u graag!
Heb je zelf niet de juiste competenties en heeft u hulp nodig bij de inzet van kennis? Wij bespreken graag de mogelijkheden voor de inzet van kennis(management) voor jouw organisatie!