Vandaag neem ik jullie weer eens mee naar mijn keuken. Ditmaal op het menu: Madeleines. Althans, dat was het plan. In de uitvoering ging er helaas toch iets mis… Voor wie het nog weten uit mijn vorige blog denkt vast: dat is die receptenplank van jou, dat moest een keer misgaan. Maar niets is minder waar. Wat jullie namelijk niet weten is dat ik Madeleines al vele malen eerder gemaakt heb. Weliswaar een paar jaar terug, maar ik nam aan dat ik dat recept nog wel in de vingers had. En dat is nou precies het probleem.
De risico’s van de ‘ik-weet-het-wel’-gedachte
Ik dacht, ik doe dat wel even, ik heb dit recept nu al zo vaak gevolgd. Ik pak alleen even het recept erbij voor de ingrediënten en hoeveelheden. Zo gezegd, zo gedaan. Na het recept amper gescand te hebben zaten de ingrediënten al in de kom en stond de mixer aan. Een paar minuten later had ik door dat er iets niet klopte. Wat bleek: ik was een cruciale stap vergeten die bepalend was voor de samenhang van het deeg.
De valkuil van routine
Als vertrouwen op geheugen de overhand neemt, zoals bij mij was gebeurd, kan het nog al eens misgaan. Niet alleen in de keuken, maar ook binnen organisaties. Zodra een medewerker vertrouwt op het geheugen en documentatie wordt overgeslagen, kan dit gevolgen hebben voor bedrijfsprocessen of de veiligheid op de werkvloer. Om dit te voorkomen kunnen werknemers gelukkig goed ondersteund worden.
Als geheugen documentatie vervangt
Onder andere door het leren van correct handelen in de praktijk en het inzetten van middelen die daarbij kunnen helpen. Neem nog een keer het voorbeeld van bakken. De meeste mensen willen niet een volledig hoofdstuk lezen van meerdere pagina’s over, in mijn geval, het maken van Madeleines. De voorkeur gaat vaker naar een recept van maximaal 1 pagina met hierop alle ingrediënten en stappen die nodig zijn om een succesvol gerecht klaar te maken. Dit geldt net zo goed voor het raadplegen van documentatie op de werkvloer als een situatie daarom vraagt. Een werknemer wil op zo’n moment niet hoeven zoeken naar hoe hij of zij moet handelen. Een boekwerk met instructies wordt eerder gezien als drempel dan als hulpmiddel.
Praktische ondersteuning op het juiste moment
Correct handelen wordt gefaciliteerd door het goed opleiden van werknemers en zorgen voor beschikbaarheid, toegankelijkheid en actualiteit van ondersteunende documentatie. Daarom moet kennis niet alleen worden geleerd, maar ook worden bijgehouden en aangescherpt als dit nodig is. Het bijhouden van kennis draagt bovendien bij aan een cultuur waarin leren en verbeteren centraal staat. Medewerkers voelen zich hierdoor meer betrokken bij het proces en durven sneller vragen te stellen wanneer ze ergens niet zeker van zijn, of pakken toch voor de zekerheid de documentatie er even bij. Dit voorkomt dat routines of oude gewoontes ongezien blijven doorsluimeren en het elimineert foutief handelen tijdens de hoe-zat-dit-ook-alweer momenten.
Zo help je medewerkers correct te handelen
PS: Ik ga in ieder geval weer het hele recept lezen voordat ik ga beginnen met bakken…
Groetjes, Floor
floor.stefess@eluxis.com
LinkedIn: Floor Stefess
