In mijn nieuwe huis werkt dat ineens anders.
Ik loop 's ochtends een beetje doelloos door het huis. Had ik mijn tas nou in de woonkamer of ergens anders laten staan? Zelfs voor een yoghurtschaaltje trek ik eerst het verkeerde kastje open. Een eenvoudige routine van een paar minuten duurt ineens twee keer zo lang.
Kennis zonder dat je het doorhebt
Dat zette me aan het denken. Want ik had mijn oude ochtendroutine nergens opgeschreven. Er hing geen stappenplan aan de muur. Ik wist het gewoon.
En juist daarin zit precies een link met kennismanagement. Veel van wat we weten, hebben we nooit bewust vastgelegd. Door iets vaak te doen, ontstaan routines die bijna vanzelf gaan. Dat geldt thuis, maar ook op het werk. Je weet waar je informatie kunt vinden, hoe je een taak aanpakt en bij wie je moet zijn met een vraag zonder daar nog bewust bij stil te staan.
Wanneer de omgeving verandert
Zolang je omgeving hetzelfde blijft, werkt dit prima. Pas als er iets verandert, merk je hoeveel kennis impliciet was. Dat kan een verhuizing zijn, maar op het werk gebeurt precies hetzelfde. Denk aan een nieuw systeem, een aangepaste werkwijze, een andere functie of een collega die vertrekt. Ineens werkt de vertrouwde route niet meer.
Dan hoor je uitspraken als: "Volgens mij stond dat vroeger daar" of "Normaal vroeg ik dit altijd aan die collega". Net als bij mijn keukenkastjes; mijn hoofd kent de oude route nog prima, alleen past die niet meer bij mijn nieuwe omgeving.
"Zo deden we het altijd"
Daar zit ook een risico in. Ervaring helpt ons om sneller te werken, maar bestaande routines kunnen verandering juist moeilijker maken. Een vertrouwde manier van werken voelt al snel als de logische manier. Niet per se omdat het de beste manier is, maar omdat je precies weet hoe die werkt.
Bij kennismanagement gaat het dus niet alleen om informatie vastleggen. Het gaat er ook om dat we ons bewust zijn van de kennis die vooral in gewoontes en routines zit. Wat voor jou een logische stap is, hoeft voor een ander helemaal niet vanzelfsprekend te zijn.
Eerst nog even zoeken
Mijn ochtendroutine gaat uiteindelijk vanzelf weer sneller worden. Over een paar weken weet ik zonder nadenken waar mijn broodtrommel ligt en sta ik waarschijnlijk niet meer half slapend voor het verkeerde keukenkastje.
Maar tot die tijd is het een mooie reminder: juist wanneer de automatische piloot even uitvalt, wordt zichtbaar hoeveel kennis er in onze routines verstopt zit. Precies dat is ook waar kennisoverdracht in de praktijk vaak begint, zichtbaar maken wat voor een ervaren medewerker allang vanzelfsprekend is. Bij Eluxis helpen we om die kennis inzichtelijk en bruikbaar te maken voor anderen.
Groetjes,
Isa Veltmaat
isa.veltmaat@eluxis.com
LinkedIn: Isa Veltmaat
