Van enthousiasme naar chaos
Op de dag dat de keuken geleverd werd, stond ons huis ineens vol met dozen. Heel veel dozen. Kasten, frontjes, scharnieren, lades, bevestigingsmateriaal. Alles was netjes verpakt, maar verdeeld over een enorme hoeveelheid pakketten.
Gelukkig kwamen vrienden en familie helpen. Met een groep mensen begonnen we enthousiast aan het monteren van de kastenwand. Daar moesten uiteindelijk lades in komen. IKEA had hiervoor verschillende soorten geleverd: Maximera, Knivshult, beiden ook nog eens in verschillende hoogtes en breedtes. Op papier was het allemaal logisch, maar in de praktijk werd het al snel een stuk minder overzichtelijk.
De zoektocht naar het juiste onderdeel
De pakketten lagen verspreid door de ruimte. De ene doos stond in de woonkamer, de andere in de garage en weer een andere ergens achter een stapel karton. Zodra duidelijk was welk onderdeel nodig was, begon de zoektocht. Waar lag dat pakket ook alweer?
Vervolgens moesten we in de handleiding opzoeken hoe de lade gemonteerd moest worden. En zelfs dat bleek niet altijd hetzelfde. De ene lade kwam op een andere plek dan de andere, sommige kregen een frontje aan de buitenkant en andere niet. Voor we het wisten waren onderdelen gemonteerd, weer losgeschroefd en opnieuw geplaatst.
Wat begon als een gezellige gezamenlijke klus veranderde langzaam in een georganiseerde chaos. Tot iemand een goede opmerking maakte:
"Laten we eerst eens zorgen dat alles op orde is voordat we verder bouwen."
Orde in de chaos
Dus stopten we met monteren.
We legden alle Maximera-lades bij elkaar. Alle Knivshult-lades bij elkaar. We sorteerden op type en afmeting. Daarna pakten we de tekening erbij en besloten we stap voor stap te werken. Niet gokken. Niet denken dat we het wel zouden onthouden. Gewoon kijken wat er nodig was, het juiste onderdeel pakken en de handleiding volgen.
Vanaf dat moment ging het ineens veel sneller. De fouten waren nagenoeg verdwenen. Niemand hoefde meer te zoeken, want iedereen wist waar onderdelen lagen. En doordat we steeds teruggrepen op de tekening, werkten we allemaal naar hetzelfde einddoel toe.
Een wijze les: structuur maakt het verschil
Achteraf realiseerde ik me dat dit eigenlijk helemaal niet over een keuken ging. Het ging over kennis en structuur. Want in veel organisaties gebeurt precies hetzelfde, mensen werken met dezelfde informatie, maar weten niet waar deze staat. Iedereen probeert zo goed mogelijk zijn werk te doen, maar bestanden zijn niet logisch gestructureerd, er zijn verschillende versies van documenten in omloop, en afspraken zijn niet of nauwelijks vastgelegd. Hierdoor werkt vanuit zijn eigen interpretatie.
Dat gaat vaak goed, totdat meerdere mensen moeten samenwerken. Dan ontstaan fouten. Dan wordt er gezocht. Dan wordt werk dubbel gedaan. Dan worden keuzes gemaakt op basis van aannames in plaats van feiten.
De oplossing is verrassend simpel:
Zorg voor een duidelijke structuur.
Categoriseer informatie logisch.
Maak afspraken over waar kennis te vinden is.
Werk vanuit één gezamenlijk einddoel.
Leg vast wie wat doet.
En zorg dat mensen altijd kunnen terugvallen op de juiste informatie.
Pas dan kunnen mensen snel, efficiënt en foutloos samenwerken. In organisaties is dat niet anders. Kennismanagement gaat niet over documenten of systemen. Het gaat over ervoor zorgen dat mensen op het juiste moment toegang hebben tot de juiste kennis, zodat zij hun werk goed kunnen doen.
Groeten,
Shannen Bergsma
shannen.bergsma@eluxis.com
LinkedIn: Shannen Bergsma
