Balans tussen te weinig en te veel informatie
Het proces begint met het ophalen van de kennis bij de experts; luisteren, observeren en vragen stellen.
Veel kennis is vanzelfsprekend geworden voor de expert. Daardoor worden stappen, uitzonderingen en risico’s gemakkelijk overgeslagen.
Het tegenovergestelde komt echter ook voor. Experts beschikken over zoveel kennis en ervaring dat ze zich juist verliezen in details. Ze vertellen uitgebreid over achtergronden, uitzonderingssituaties en technische nuances, terwijl een gebruiker vooral wil weten wat deze moet doen. Het is daarom belangrijk om gericht door te vragen en de informatie steeds te toetsen aan de behoeften van de gebruiker:
• Wat gebeurt er precies?
• Waarom wordt deze handeling uitgevoerd?
• Wanneer geldt deze werkwijze niet?
• Wat kan er misgaan?
• Waaraan merkt de gebruiker dat het goed gaat?
Zo helpt een technisch schrijver om de juiste balans te vinden tussen te weinig en te veel informatie. Een gebruiker heeft immers niet alle kennis van een expert nodig, maar precies die informatie die nodig is om een taak veilig, effectief en zelfstandig uit te voeren.
Van antwoord naar bruikbare kennis
Het verkrijgen van antwoorden is slechts de eerste stap. De uitdaging zit ook in het vertalen van die informatie naar een vorm die medewerkers daadwerkelijk helpt in hun dagelijkse werk, bijvoorbeeld:
• een duidelijke werkinstructie;
• een technisch document;
• een opleiding of training;
• ondersteuning die op het juiste moment beschikbaar is.
Kennis moet niet alleen correct zijn, maar vooral bruikbaar. Dit heeft als gevolg dat medewerkers efficienter ingewerkt kunnen worden, minder fouten maken en veiliger werken. Pas dan ontstaat er echte waarde voor de organisatie en de gebruiker.
De relatie tussen interviewvaardigheden en AI
De vaardigheid om kennis boven tafel te krijgen is tegenwoordig niet alleen waardevol in gesprekken met vakexperts. De technieken die nodig zijn om kennis uit een vakexpert te halen, blijken namelijk opvallend goed te werken bij het aansturen van AI.
In beide gevallen begint succes met een duidelijke vraag en voldoende context. Een vakexpert kan pas relevante informatie delen wanneer het doel en de context helder is. Bij AI werkt dit niet anders. Hoe beter de opdracht wordt omschreven, hoe beter het resultaat. Ook vraagt een technisch schrijver door op onduidelijkheden, controleert aannames en vraagt om voorbeelden. Bij AI verfijn je de prompt, controleer je de uitvoer en stuur je bij waar nodig. Uiteindelijk bepaalt niet de eerste vraag, maar het proces van vragen stellen, controleren en aanscherpen de kwaliteit van het antwoord.
Zo kan een technisch schrijver de eigen interviewvaardigheden een tweede keer inzetten in het schrijfproces. Door dezelfde manier van denken en vragen stellen toe te passen kan een AI helpen om de informatie verder uit te diepen, te structureren en om te zetten naar een passende werkvorm. De AI heeft hierin een ondersteunende rol; het versnelt en vergemakkelijkt het proces, maar neemt het niet over. Net als bij een interview blijft de technisch schrijver verantwoordelijk voor het sturen van het gesprek naar het gewenste doel, het beoordelen van de antwoorden en het bewaken van de aansluiting van het resultaat op de praktijk.
De kwaliteit van het antwoord begint bij de vraag
Of het antwoord nu van een vakexpert of van AI komt, de kwaliteit ervan begint bij de vraag die je stelt. Bij Eluxis gebruiken we die antwoorden niet als eindpunt, maar als vertrekpunt. We vertalen kennis naar praktische ondersteuning waarmee medewerkers veilig, zelfstandig en effectief kunnen werken. Want uiteindelijk draait technisch schrijven niet om documenten, maar om mensen die hun werk beter kunnen uitvoeren dankzij de juiste informatie op het juiste moment.
Groetjes,
Birgit Maas
birgit.maas@eluxis.com
Linkedin: Birgit Maas
