Vraag
Nedap Healthcare is marktleider in software voor de langdurige zorg. Met het Ons®-platform ondersteunt het meer dan 80.000 zorgmedewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden, zoals plannen, registreren, rapporteren en samenwerken. Nedap Healthcare wilde de gebruikers van de software beter ondersteunen. De Ons® software kenmerkt zich door eenvoud en gebruiksgemak. De informatie bij de software moet het gebruik ervan nog eenvoudiger, makkelijker en prettiger maken. De software wordt continu aangepast en verbeterd. De bijbehorende informatie moet ook direct aangepast kunnen worden. Belangrijke verbeterpunten voor Nedap waren beheersbaarheid van de informatie, vindbaarheid en verbetering van de informatie zelf.
Oplossing
Om de zorgmedewerkers nog beter te ondersteunen heeft Nedap een supportportaal ontwikkeld. Hierin kunnen zij heel makkelijk de informatie vinden voor hun vraag of probleem. Zoeken gaat via “tegels” (menu’s) en een zoekfunctie.
Alle onderwerpen zijn in korte, overzichtelijke topics beschreven. Deze zijn met kenmerken gelabeld voor de verschillende zorgsectoren en softwaremodules (zie boven). Daardoor krijgt de zorgmedewerker uitsluitend de topics die voor haar of zijn situatie gelden – op maat.
De zorgmedewerkers kunnen deze informatie ook direct raadplegen vanuit hun applicaties.
De nieuw ontworpen informatie geeft naast de taakgerichte informatie meer uitleg van concepten achter de software en van verbanden tussen softwarefuncties. Door deze extra uitleg kunnen de zorgmedewerkers veel sneller en beter de software op de juiste wijze gebruiken en eventuele problemen zelf oplossen.
De ontwikkeling van de oplossing
Eluxis heeft samen met Nedap bepaald welke informatiesoorten voor de gebruikers nodig zijn en hoe die gestructureerd opgebouwd moeten worden. Voor iedere informatiesoort is een informatieprofiel opgesteld. Dit geeft de auteurs van Nedap een duidelijke leidraad voor het maken van de juiste informatie. Ook hebben we samen bepaald welke informatiekenmerken nodig zijn en hoe de auteurs die het handigst kunnen gebruiken.
Nedap heeft samen met een externe partij het nieuwe supportportaal laten ontwikkelen. Hierin kan informatie – op basis van de informatiekenmerken – automatisch aan softwaremodules, gebruikershandelingen en gebruikersgroepen gekoppeld worden.
Voor het maken van de informatie is het IDS Component Content Management Systeem van Eluxis geïmplementeerd. Vanuit IDS wordt de actuele informatie met alle relevante kenmerken direct naar het supportportaal gepubliceerd. Daar wordt deze op basis van de informatiekenmerken automatisch geordend en in de juiste structuur aangeboden.
Resultaat
Het werken met informatiekenmerken en het automatische gebruik daarvan in het supportportaal geeft Nedap een uitstekend overzicht over de grote hoeveelheid beschreven onderwerpen. Hierdoor kunnen de auteurs de informatie een stuk sneller en eenvoudiger aanpassen voor nieuwe functies en updates.
De functionaliteiten van IDS zoals hergebruik van informatiedelen, gestructureerde en gelaagde opbouw in topics en scenario’s, zorgen voor informatie op maat voor de gebruikers.
In augustus 2020 is het nieuwe serviceportaal in gebruik genomen.
Bekijk ook
Aan de slag met kennis
Documentatie checklist
In onze dagelijkse praktijk zien wij veel documentatie en informatieve teksten. We zien daarin regelmatig dat de makers in bekende valkuilen stappen.
Wij hebben een handige checklist gemaakt waarmee je makkelijk kunt checken of jouw documentatie voldoet aan de best-practices van het vakgebied.